Administrative Assistant

Application deadline
Tuesday, 30 April 2024 – 23:45

Location
Dakar, Senegal

Full time
40 hours per week

Contract
6 months fixed term

Salary
Gross monthly salary: EURO 1,000 – 1,200 dependant on skills and experience

BirdLife International is seeking to recruit an enthusiastic and experienced individual for the position of Administrative Assistant. The main purpose of this role will be to provide effective and efficient administrative support of the Dakar office and its projects and programmes, as well provide administrative support to Partners in West Africa.

The Administrative Assistant will have the following responsibilities:

• Administrative Support
  • Provide administrative support to the Head of Dakar Office, Dakar office personnel, BirdLife, visitors, and members of the BirdLife African network as appropriate.
  • Handle front office tasks, providing polite and professional assistance via phone, mail, and e-mail.
  • Provide support in setting up for meetings, scheduling/booking appointments, handling logistics, take minutes at various meetings when required.
  • Support with procurements and Service Provider contracts and ensure smooth administrative functioning of the Dakar office.
  • Assist in maintaining supplies inventory by checking stock to determine inventory level; anticipating needed supplies; placing and expediting orders for supplies; verifying receipt of supplies.
  • Ensure operation of equipment by completing preventive maintenance requirements; calling for repairs; maintaining equipment inventories
  • Support in maintaining and updating relevant databases e.g. Service Provider Contacts and Folders on the Dakar Office Server and ensuring the confidentiality and security of files, folders and filing systems.
  • Support in ensuring compliance with local labour laws and relevant government directives, and the processing of work permits for expatriate staff.

• Human Resource Support
  • Support recruitment, induction, onboarding & Exit process.
  • Support with handling and tracking of staff medical insurance and pensions scheme
  • Support in tracking of staff absence – Annual leave, sick leave etc.
  • Ensure policies and procedures are followed as per the BirdLife staff handbook and that all employment policies follow current local labor laws and regulations
  • Handle sensitive information in a confidential manner
  • Event Coordination Support
  • Co-ordinate travel arrangements, flight bookings, accommodation, transport and related matters for BirdLife West Africa Secretariat personnel when required.
  • Support the organisation of conferences, workshops and meetings when needed.

• IT  Support
  • Co-ordinate IT support to staff within the office, and ensure follow up with IT Team
  • Keep record of all computers/laptops in Dakar office and send the monthly updated list to IT Team

       Other:  Any other duties as delegated by your line manager

Required skills, experience and qualifications:

• Diploma/Certificate in Human Resource Management, public relations, business administration or in other related field.
• Experience in lieu of education level will also be considered.
• Good computer literacy in all standard Microsoft Office applications
• High motivation and desire to achieve, excellent attention to detail and organisational skills
• The ability to work to high standards within tight deadlines
• Oral and written fluency in English and French
• An understanding of local Employment laws or Senegal Labour Code.
• Professionalism, discretion, and ability to work to high standards with tight deadlines.
• Good at Multi-tasking and should have an upbeat and can-do attitude, Team worker.

Application deadline: 30th April 2024

Location:

This position will be based in Dakar Senegal

Salary & benefits:

Commensurate with experience and qualifications and in accordance with BirdLife International, Africa Division terms and conditions.

• Gross monthly salary: EURO 1,000 – 1,200
• Length/duration of this position: 6 months  renewable dependent on funding and performance
• Working hours: Full time 40 hours per week
• Date when the job expected to start:  May 2024

Application:

Applications, including a covering letter summarizing the applicant’s suitability for the position, a detailed CV and names and contact addresses of three referees known to the applicant in a professional capacity, should be sent via email before the application deadline of 30th April 2024 to: [email protected]

Interviews: Only shortlisted candidates will be contacted

Assistant(e) Administrtif(ve)

 BirdLife International cherche à recruter une personne enthousiaste et expérimentée pour le poste d’assistant administratif. L’objectif principal de ce poste sera de fournir un soutien administratif efficace et efficient au bureau de Dakar et à ses projets et programmes, ainsi que de fournir un soutien administratif aux partenaires en Afrique de l’Ouest.

L’assistant(e) administratif(ve) aura les responsabilités suivantes :

• Appui administratif
  • Fournir un appui administratif au chef du bureau de Dakar, au personnel du bureau de Dakar, à BirdLife, aux visiteurs et aux membres du réseau africain de BirdLife, le cas échéant.
  • Gérer les tâches de bureau, fournir une assistance polie et professionnelle par téléphone, courrier et e-mail.
  • Apporter un soutien dans l’organisation des réunions, la programmation et la prise de rendez-vous, la gestion de la logistique, la rédaction des comptes-rendus de diverses réunions, le cas échéant.
  • Soutenir les achats et les contrats avec les fournisseurs de services et assurer le bon fonctionnement administratif du bureau de Dakar.
  • Aider à maintenir l’inventaire des fournitures en vérifiant le stock pour déterminer le niveau d’inventaire, en anticipant les fournitures nécessaires, en passant et en accélérant les commandes de fournitures, en vérifiant la réception des fournitures.
  • S’assurer du bon fonctionnement de l’équipement en remplissant les exigences de maintenance préventive, en demandant des réparations et en maintenant les inventaires de l’équipement.
  • Contribuer à la maintenance et à la mise à jour des bases de données pertinentes, par exemple les contacts et les dossiers des prestataires de services sur le serveur du bureau de Dakar, et veiller à la confidentialité et à la sécurité des fichiers, des dossiers et des systèmes d’archivage.
  • Appui au respect de la législation du travail locale et des directives gouvernementales pertinentes, ainsi qu’au traitement des permis de travail pour le personnel expatrié.
• Soutien aux ressources humaines
  • Soutenir les processus de recrutement, d’intégration, d’accueil et de sortie.
  • Aide à la gestion et au suivi de l’assurance médicale et du régime de retraite du personnel.
  • Aide au suivi des absences du personnel – congés annuels, congés de maladie, etc.
  • S’assurer que les politiques et procédures sont suivies conformément au manuel du personnel de BirdLife et que toutes les politiques d’emploi respectent les lois et réglementations locales en vigueur en matière de travail.
  • Traiter les informations sensibles de manière confidentielle
  • Soutien à la coordination des événements
  • Coordonner les arrangements de voyage, les réservations de vol, l’hébergement, le transport et les questions connexes pour le personnel du Secrétariat de BirdLife Afrique de l’Ouest, le cas échéant.
  • Soutenir l’organisation de conférences, d’ateliers et de réunions en cas de besoin.
• Soutien informatique
  • Coordonner l’assistance informatique au personnel du bureau et assurer le suivi avec l’équipe informatique.
  • Tenir un registre de tous les ordinateurs/portables du bureau de Dakar et envoyer la liste mensuelle mise à jour à l’équipe informatique.
• Autres :  Toute autre tâche déléguée par votre supérieur hiérarchique.

Compétences, expérience et qualifications requises :

– Diplôme/certificat en gestion des ressources humaines, en relations publiques, en administration des affaires ou dans un autre domaine connexe.

– L’expérience en lieu et place du niveau d’études sera également prise en considération.

– Bonnes connaissances informatiques dans toutes les applications standard de Microsoft Office.

– Grande motivation et désir de réussite, grand souci du détail et sens de l’organisation.

– Maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit

– Compréhension de la législation locale en matière d’emploi ou du code du travail sénégalais.

– Professionnalisme, discrétion et capacité à travailler selon des normes élevées dans des délais serrés.

– Bonne capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et avoir une attitude positive, et une bonne capacité à travailler en équipe.

Date limite de candidature : 30 avril 2024

Lieu de travail :

Ce poste sera basé à Dakar au Sénégal.

Salaire et avantages :

En fonction de l’expérience et des qualifications et conformément aux termes et conditions de BirdLife International, Division Afrique.

– Salaire mensuel brut : EURO 1,000 – 1,200.

– Durée de ce poste : 6 mois renouvelables en fonction du financement et des performances

– Horaires de travail : Temps plein 40 heures par semaine

– Date d’entrée en fonction prévue :  Mai 2024

Candidature :

Les candidatures, comprenant une lettre de motivation résumant l’aptitude du candidat à occuper le poste, un CV détaillé et les noms et adresses de contact de trois personnes de référence connues du candidat à titre professionnel, doivent être envoyées par courrier électronique avant la date limite de candidature du

30 avril 2024 à : [email protected]

Entretiens : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés