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Finance Officer

BirdLife International is seeking to recruit an enthusiastic and experienced individual for the position of Finance Officer.


Application deadline
Friday, 26 November 2022

Location
Dakar, Senegal

Full time
40 hours per week

Contract
1 year (renewable)

Salary
Gross monthly salary: EUR 1700 – 1900

Annual Leave
24 days


BirdLife International is seeking to recruit an enthusiastic and experienced individual for the position of Finance Officer. The main responsibilities will be to ensure effective financial management of the BirdLife West Africa Sub Regional Office in Dakar, including but not limited to the projects & fund’s managed from the Dakar office, as well as provide finance support to Partners in the West Africa Region.

Responsibilities:

1.Support Financial Management and Reporting

  • Manage contracts for all outsourced services and ensure that they deliver value for money and are regularly reviewed
  • Prepare monthly accounts for the Dakar office including monthly bank and inter-office reconciliations.
  • Update internal systems with financial data, ensure effective and efficient filing of financial documents in compliance with donor contracts and BirdLife procedures.
  • Prepare and take part in the expenditure verification of projects, and internal/external audits as required.
  • Prepare internal and external reports (monthly, quarterly, annual financial reports, and projects timeline based reports) and provide analysis and overview to colleagues in project management as required.
  • Keep accurate records for all daily transactions and manage the Petty Cash for the Dakar office
  • Check invoices and expense claims received, ensuring alignment   with budgets and funder requirements, preparing outgoing invoices and payment requests to funders.
  • Process payments on time, including (but not limited to) salaries, benefits and travel advances to staff.
  • Ensure that procurement procedures are adhered to.
  • Ensure financial rules and regulations are followed by staff, giving appropriate explanations, and suggesting remedial or alternative action as appropriate.
  • Verify availability of funds and provide financial clearance on requests/documents within authorized limits.
  • Ensure timely deduction of taxes and other requisite benefits and payment made to the relevant government departments.. 
  • Track bank deposits and payments

2. Fundraising/Grant Disbursements

  • Assist with budget preparation, supporting calls for proposals and review of grant applications.
  • Support contracting and disbursing of grants.
  • Review and advise on partners financial report.

3. Any other Duties as assigned by the Finance Coordinator.

Required skills, experience, and qualifications:  

  • University degree in Finance, Accounting, or business administration and Professional accounting certification, ACCA, CPAGood knowledge of financial and program management principles and practices
  • Advanced knowledge of international accounting norms such as International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), International Financial Reporting Standards IFRS or other.
  • Knowledge of an Enterprise Resource Planning (ERP systems) is an added advantage.
  • At least 3 years of experience at similar level, in accountancy, financial management and administration, preferably in an international and multicultural work environment. Experience in an NGO is an added advantageAn excellent knowledge of Excel spreadsheets and good computer literacy in all standard Microsoft Office applications and social media
  • Willingness to demonstrate resourcefulness, initiative, integrity, sense of confidentiality, astuteness, and the ability to identify problem areas and solve them effectively and efficiently
  • Oral and written fluency in French and English
  • High motivation and desire to achieve, excellent attention to detail and excellent organizational skills
  • The ability to work to high standards within tight deadlines
  • Team worker. Ability to work in a multicultural team.
  • Experience in world class finance and accounting system and Senegalese laws and regulations
  • Flexibility and ability to work independently
  • Master’s degree is an added advantage
  • Willingness to travel at short notice when required (but not much travel foreseen)

See the full Job Description

Application:

Applications, including a covering letter summarizing the applicant’s suitability for the position, a detailed CV and names and contact addresses of three referees known to the applicant in a professional capacity, should be sent via email before the deadline  to:  [email protected]

Interviews:  Only shortlisted candidates will be contacted. 



Responsable des finances

BirdLife International cherche à recruter une personne enthousiaste et expérimentée pour le poste de Responsable financier. Les principales responsabilités seront d’assurer une gestion financière efficace du bureau sous-régional de BirdLife Afrique de l’Ouest à Dakar, y compris, mais sans s’y limiter, les projets et les fonds gérés depuis le bureau de Dakar, ainsi que de fournir un soutien financier aux partenaires de la région Afrique de l’Ouest.

Responsabilités :

1. soutenir la gestion financière et les rapports

  • Gérer les contrats pour tous les services externalisés et s’assurer qu’ils offrent un bon rapport qualité-prix et qu’ils sont régulièrement révisés.
  • Préparer les comptes mensuels pour le bureau de Dakar, y compris les réconciliations mensuelles entre les banques et les bureaux.
  • Mettre à jour les systèmes internes avec les données financières, assurer un classement efficace et efficient des documents financiers en conformité avec les contrats des donateurs et les procédures de BirdLife.
  • Préparer et participer à la vérification des dépenses des projets, et aux audits internes/externes, selon les besoins.
  • Préparer des rapports internes et externes (rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels, ainsi que des rapports basés sur le calendrier des projets) et fournir une analyse et une vue d’ensemble aux collègues de la gestion de projet, le cas échéant.
  • Tenir des registres précis de toutes les transactions quotidiennes et gérer la petite caisse du bureau de Dakar.
  • Vérifier les factures et les notes de frais reçues, en s’assurant qu’elles sont conformes aux budgets et aux exigences des financeurs, préparer les factures sortantes et les demandes de paiement aux financeurs.
  • Traiter les paiements en temps voulu, y compris (mais sans s’y limiter) les salaires, les avantages sociaux et les avances de voyage au personnel.
  • Veiller à ce que les procédures d’achat soient respectées.
  • S’assurer que les règles et processus financiers sont respectés par le personnel, en donnant les explications appropriées et en suggérant des mesures correctives ou alternatives, le cas échéant.
  • Vérifier la disponibilité des fonds et fournir une autorisation financière pour les demandes/documents dans les limites autorisées.
  • S’assurer de la déduction en temps voulu des taxes et autres avantages requis et du paiement aux ministères concernés.
  • Suivre les dépôts et les paiements bancaires.

2. Collecte de fonds/décaissements de subventions

  • Aider à la préparation du budget, soutenir les appels à propositions et examiner les demandes de subventions.
  • Soutenir la contractualisation et le versement des subventions.
  • Examiner et conseiller le rapport financier des partenaires.

3. Toute autre tâche confiée par le coordinateur des finances.

Compétences, expérience et qualifications requises :  

  • Diplôme universitaire en finance, en comptabilité ou en administration des affaires et certification professionnelle en comptabilité. Bonne connaissance des principes et pratiques de gestion financière et de gestion des programmes.
  • Connaissance avancée des normes comptables internationales telles que les normes comptables internationales du secteur public (International Public Sector Accounting Standards – IPSAS), les normes internationales d’information financière (International Financial Reporting Standards – IFRS) ou autres.
  • La connaissance d’un système de planification des ressources de l’entreprise (système Enterprise Resource Planning – ERP) est un avantage supplémentaire.
  • Au moins 3 ans d’expérience à un niveau similaire, en comptabilité, gestion financière et administration, de préférence dans un environnement de travail international et multiculturel. Une expérience dans une ONG est un avantage supplémentaire. Une excellente connaissance des feuilles de calcul Excel et une bonne maîtrise de toutes les applications standard de Microsoft Office.
  • Volonté de faire preuve d’ingéniosité, d’initiative, d’intégrité, de sens de la confidentialité, d’astuce et de capacité à identifier les problèmes et à les résoudre de manière efficace et efficiente.
  • Maîtrise orale et écrite du français et de l’anglais
  • Grande motivation et désir de réussir, excellente attention aux détails et excellent sens de l’organisation.
  • La capacité de travailler selon des normes élevées dans des délais serrés.
  • Travail en équipe. Capacité à travailler dans une équipe multiculturelle.
  • Expérience du système financier et comptable de classe mondiale et des lois et règlements sénégalais.
  • Flexibilité et capacité à travailler de manière indépendante
  • Une maîtrise est un avantage supplémentaire
  • Volonté de voyager à court terme si nécessaire (mais peu de déplacements prévus)

Date limite de dépôt des candidatures : 26 novembre 2022

Emplacement :

Le poste sera basé à Dakar, au Sénégal.

Salaire et avantages :

En fonction de l’expérience et des qualifications et conformément aux termes et conditions de BirdLife International, Division Afrique.

  • Salaire mensuel brut : 1700 – 1900 EUR
  • Durée de ce poste : 1 an (renouvelable)
  • Horaires de travail : Temps plein, 40 heures par semaine
  • Date à laquelle l’emploi devrait commencer : 2 janvier 2023

Application :

Les candidatures, comprenant une lettre de motivation résumant l’aptitude du candidat à occuper le poste, un CV détaillé et les noms et adresses de contact de trois personnes de référence connues du candidat à titre professionnel, doivent être envoyées par e-mail avant la date limite à : [email protected]

Entretiens :  Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.