Conseils et thèmes pour une bonne gestion de projet : Démystification des règles du CEPF en matière d’approvisionnement

Même si elles peuvent sembler particulièrement complexes, les règles du CEPF en matière d’approvisionnement ont été mises en place afin de promouvoir une concurrence juste et transparente, tout en minimisant les risques de fraude et de collusion. Ces mesures sont inscrites aux contrats pour les petites et larges subventions du CEPF et existent pour guider les bénéficiaires de subventions dans le cadre de leurs décisions relatives à l’achat de biens, services professionnels ou travaux auprès de sources extérieures,
et afin de garantir l’impartialité, la transparence et la responsabilité. Les principaux éléments des règles en matière d’approvisionnement sont expliqués ci-dessous.


1. Le seuil de 5000$US: Si vous achetez des biens, des services professionnels ou travaux à un coût total de moins de 5000$US, il n’est pas nécessaire de passer par un processus d’appel d’offres, et il n’est pas non plus nécessaire d’obtenir l’accord préalable du CEPF. Il s’agit là d’un achat « commercial ».

Si votre achat est supérieur à 5000$US mais inférieur à 50 000$US, vous devez soit passer par un processus compétitif d’appels d’offres ou appliquer les règles en matière d’approvisionnement auprès d’un fournisseur unique. Le CEPF a aussi des règles spécifiques pour l’achat de véhicules.


2. Lorsque l’autorisation préalable du CEPF est nécessaire pour des achats: Vous devez obtenir l’autorisation préalable du CEPF dans les quatre cas de figure suivants :

a. Approvisionnement auprès d’un fournisseur unique. Si vous souhaitez acheter un bien, un service professionnel ou des travaux d’un montant de 5000$US ou plus sans passer par le processus compétitif d’appel d’offres décrits dans les points 4 et 5 ci-dessous, vous devrez obtenir l’autorisation du CEPF. Vous devrez soumettre une justification pour source unique en utilisant le modèle fourni par le CEPF. Vous devrez obtenir l’autorisation écrite avant de continuer.

b. Impossibilité d’obtenir trois offres valables. Si vous passez par un processus compétitif d’appels d’offres et que vous ne parvenez pas à obtenir trois offres, mais que vous avez par ailleurs identifié un fournisseur approprié, ceci sera considéré comme un approvisionnement auprès d’un fournisseur unique. Vous devrez alors vous référer à la procédure expliquée au point 2(a).

c. Achat de véhicule (voiture). Voir point 5 ci-dessous.

d. Biens, services ou travaux d’un montant égal ou supérieur à 50 000$US. Le CEPF dispose d’un autre seuil de 50 000$US. Veuillez contacter le CEPF afin d’obtenir les règles additionnelles pour les appels d’offres dans ces cas de figure.

 

3. Lorsque l’autorisation préalable du CEPF n’est pas nécessaire: Vous n’avez pas toujours besoin de l’autorisation du CEPF pour effectuer un achat. Si les biens, services ou travaux coûtent 50 000$US ou moins, et sont inscrits au budget initial de votre projet, le Secrétariat du CEPF ne doit pas donner son autorisation préalable, sauf si vous êtes dans l’impossibilité d’obtenir au moins trois offres ou devis, ou que le CEPF vous a spécifiquement demandé de le consulter. Vous devez toutefois suivre la procédure compétitive d’appels d’offres expliquée au point 4 ci-dessous.

4. Marche à suivre pour un processus compétitif d’appels d’offres:

a. Biens d’un montant total égal ou supérieur à 5000$US

  • Développer une description écrite claire des caractéristiques techniques du bien (conditions acceptables, standards minimums etc.)
  • Obtenir au moins trois devis à partir de vos spécifications. Il ne suffit pas de demander les trois devis, vous devez les obtenir en main propre. Disposer de moins de trois devis équivaut à un approvisionnement auprès d’un fournisseur unique, et vous devrez donc vous référer à la procédure décrite au point 2(a).
  • Vous devrez obtenir des devis de commerces honorables qui achètent et vendent les biens en question dans le cadre de leurs opérations commerciales régulières. Les devis doivent répondre à toutes les conditions requises stipulées dans le document d’appel d’offres, y compris la description et la quantité des biens, ainsi que le moment et la localisation de la livraison.
  • Une fois que vous disposez des devis et que vous avez pris une décision, écrivez une note justificative expliquant les raisons de votre choix à partir des spécifications techniques.
  • Conservez toute la documentation relative à ce processus dans vos archives afin de pouvoir la mettre à la disposition du CEPF ou de l’un des bailleurs, si la demande vous en est faite.

b. Services professionnels d’un montant égal ou supérieur à 5000$US:

  • Préparer les termes de référence (TdR) comprenant:

- Les détails relatifs aux projets, votre organisation, le CEPF
- Les détails de la tâche qui requiert la demande d’assistance
- Les qualifications désirées pour le candidat idéal
- Les résultats prévus et période de livraison
- La méthodologie pour l’évaluation de performance et de qualité
- Les explications sur le processus de sélection

  • Obtenir au moins trois CVs sur la base des qualifications de la personne. Il ne suffit pas de faire une demande pour obtenir trois CVs, il faut que vous les obteniez en main propre. Disposer de moins de trois CVs requiert la mise en oeuvre des procédures de fournisseur unique et vous devrez vous référer à la procédure expliquée au point 2(a).
  • Une fois que vous disposez de tous les devis et que vous avez pris une décision, rédigez une note justificative expliquant les raisons de votre sélection.
  • Conservez toute la documentation relative à ce processus dans vos archives afin de pouvoir les mettre à la disposition du CEPF ou de l’un des bailleurs, si la demande vous en est faite.

5. Acheter un véhicule (voitures uniquement) avec les fonds du CEPF: Lorsque vous achetez un véhicule quelconque, vous devez passer par un processus compétitif d’appel d’offres et demander l’autorisation écrite du CEPF avant de procéder à l’achat. La procédure est généralement similaire au processus compétitif d’appels d’offres pour les biens, avec les conditions spécifiques suivantes :

a. Les requêtes pour devis doivent être fondées sur les caractéristiques techniques du véhicule (par exemple : caractéristiques requises, standards minimum acceptables) et pas en fonction d’un modèle ou d’une marque particulière.

b. Vous devez obtenir des devis d’un concessionnaire automobile réputé, c’est-à-dire d’un commerce qui achète et vend des voitures au titre de ses opérations régulières. Les devis doivent répondre à toutes les spécifications dans la requête pour les devis, y compris une description du véhicule, et doivent spécifier le prix, la date et le lieu de livraison.

c. Vous devez obtenir l’approbation écrite du CEPF avant de procéder à l’achat.

6. Les formulaires pour les procédures d’approvisionnement sont disponibles auprès du Secrétariat du CEPF ou de l’ERM:

  • Formulaire de justification de fournisseur unique
  • Note de justification de sélection

7. Tenue des registres: Peu importe la procédure pour les approvisionnements que vous utilisez (même si vous effectuez des achats “commerciaux » de moins de 5000$US, il est important de conserver la documentation dans vos archives afin d’être en mesure de la présenter si la demande vous en est faite.

Le CEPF a développé un arbre décisionnel pour vous aider dans le cadre du processus d’approvisionnement. Cliquez ici pour le télécharger en anglais.